Tuyển dụng Administration Manager cần biết 2 điều

Administration Manager – trưởng phòng hành chính – là người chịu trách nhiệm cao nhất cho một bộ phận cốt lõi mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải thiết lập. Phạm vi hoạt động của phòng hành chính phủ rộng ở mọi phòng ban chuyên môn khác, có thể nói không có phòng hành chính thì không phòng ban nào vận hành suôn sẻ. Tầm quan trọng rất lớn nên doanh nghiệp tuyển dụng Administration Manager rất coi trọng tính hiệu quả. Đây cũng là mục tiêu thôi thúc Huntnew chia sẻ bài viết dưới đây.

1. Kênh tuyển dụng phù hợp cho vị trí Administration Manager

Công việc hành chính được ví von là “làm dâu trăm họ”, hầu như mọi việc liên quan đến đời sống tinh thần, vật chất của mọi phòng ban trong doanh nghiệp đều đến tay phòng hành chính. Là người đứng đầu phòng ban này, vị trí Administraion Manager được kỳ vọng cao từ kiến thức chuyên môn đến năng lực quản lý, vì vậy, dù ngành hành chính không khó tìm ứng viên, nhưng đạt đến cấp độ quản lý cao cấp thì chỉ một số kênh tuyển dụng có thể đáp ứng nhanh và hiệu quả:

1.1. Tuyển dụng Administration nội bộ doanh nghiệp

>>>> Xem thêm: Administration Manager là gì? Lộ trình thăng tiến từ Administration Manager đến HR & Admin Manager

Các vị trí quản lý cao cấp, tìm ứng viên hiệu quả nhất là nên dựa vào nguồn nhân sự đã gắn bó lâu năm cùng doanh nghiệp. Điển hình như vị trí Administration Manager, doanh nghiệp nên chú trọng khám phá nhân tài phòng hành chính, đào tạo phát triển năng lực để họ trở thành nguồn ứng viên chất lượng cao cho công tác đề bạt Administration Manager tương lai.

Lựa chọn nguồn ứng viên này có chút hạn chế về mặt sáng tạo, đưa ra những cải tiến đột phá về công tác hành chính nhưng bù lại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa nguồn lực tuyển dụng, ứng viên được đề bạt lại cực kỳ thông thạo công việc. Xét ra lợi ích luôn vượt trội đáng kể.

1.2. Tuyển dụng từ các trang cung cấp ứng viên trực tuyến

Website tuyển dụng trực tuyến là nguồn cung ứng viên được tận dụng nhiều nhất hiện nay. Số lượng trang web tuyển dụng ngày càng nhiều, nhưng mỗi nơi sẽ hướng đến những đối tượng ứng viên cụ thể, nhằm tạo lợi thế cạnh tranh cho website trên thị trường tuyển dụng.

Nhu cầu tuyển dụng vị trí cao cấp như Administration Manager thì nên chọn trang web HRchannels, Vietnamworks, Careerbuilder. Đây đều là những nơi thu hút lượng lớn ứng viên giỏi, chuyên môn cao, trong đó trang HRchannels.com còn tập trung duy nhất cho các đối tượng ứng viên dành cho các vị trí quản lý, cũng không thu phí đăng tin nên đang là địa chỉ được đông đảo doanh nghiệp lựa chọn.

1.3. Kênh tuyển dụng riêng của doanh nghiệp

Có kênh tuyển dụng riêng chất lượng thì quá tuyệt rồi, khi đó, doanh nghiệp không phải tìm ứng viên nữa, mà ứng viên sẽ chủ động tìm đến doanh nghiệp, trong đó sẽ có lượng lớn nhân sự chất lượng cao nỗ lực cạnh tranh ứng tuyển Administration Manager.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng tạo được sức hút này. Hầu hết chỉ có những doanh nghiệp quy mô lớn, cỡ tập đoàn, sở hữu thương hiệu kinh doanh nổi tiếng mới có thể phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng, tạo nên môi trường làm việc mà ứng viên nào cũng mong muốn thì mới sở hữu kênh tuyển dụng riêng mang lại giá trị tuyển dụng nhân tài cao.

1.4. Thông qua các công ty săn đầu người (Headhunter)

Trưởng phòng hành chính ngoài việc đối nội – giải quyết các vấn đề mang tính thủ tục, chính sách trong doanh nghiệp – thì họ còn phải đảm nhận các công tác đối ngoại, có tác động mạnh mẽ đến việc phát triển thương hiệu và hình ảnh kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, những doanh nghiệp lớn không ngại tăng chi phí tuyển dụng, lựa chọn ủy thác cho các công ty headhunter giàu kinh nghiệm tuyển dụng, tìm về cho tổ chức những ứng viên Administration Manager chất lượng cao.

Ưu điểm của kênh tuyển dụng Administration Manager này là tốc độ, chất lượng, hiệu quả tìm ứng viên đều rất cao vì họ hoạt động chuyên sâu về nhân sự, không chỉ mối quan hệ nhân sự đa ngành nghề tốt mà kỹ thuật tuyển dụng cũng rất giỏi. Có điều chi phí thường sẽ cao hơn, tuy nhiên điều này đã được công ty headhunter HRchannels hóa giải nhờ vào :

• Đội ngũ tuyển dụng giỏi nghiệp vụ, thông thạo luật pháp và có mối quan hệ rộng
• Sự chuyên môn hóa cao dành riêng cho nhu cầu tìm kiếm ứng viên cấp bậc quản lý

Kết hợp thuần thục đã giúp doanh nghiệp ủy thác an tâm tuyệt đối về chất lượng Administration Manager, hài lòng cao về chi phí dịch vụ headhunter chi trả.  

2. Khi phỏng vấn vị trí Administration Manager cần lưu ý điều gì

Để chọn đúng ứng viên Administration Manager vừa giỏi, vừa phù hợp tính chất công việc tại doanh nghiệp thì quá trình phỏng vấn rất quan trọng. Thông qua quá trình trao đổi, nhà tuyển dụng cần đặt ra những trọng tâm khai thác thông tin cốt lõi cho thấy ứng viên đủ sức đáp ứng đa nhiệm vụ đặt ra cho phòng hành chính và cho riêng Administration Manager.

Muốn làm được điều này, trước hết, doanh nghiệp cần liệt kê danh sách những điểm cần lưu ý để đặt câu hỏi nhiều hơn và chất lượng hơn cho ứng viên ở những điểm này:

2.1. Thời gian công tác trong lĩnh vực hành chính 

Không giống như nhiều ngành có thể học để nâng cao chuyên môn, công việc hành chính, đặc biệt với vị trí quản lý như Administration Manager thì phải trải nghiệm nhiều mới có thể nâng cao chuyên môn.

Do đó, ứng viên cần có kinh nghiệm từ 3 – 8 năm khi ứng tuyển vị trí Administration Manager, quy mô doanh nghiệp càng lớn, ngành nghề càng thiên về dịch vụ thì yêu cầu kinh nghiệm đối với vị trí này sẽ càng cao. Kinh nghiệm quản lý hành chính càng tương thích cao ngành nghề mà doanh nghiệp hoạt động sẽ càng được ưu tiên.

• Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân mình.
• Tại sao bạn chọn phát triển sự nghiệp trong ngành hành chính?
• Hãy mô tả một ngày làm việc của bạn ở vị trí Administration Manager ở công ty cũ?

2.2. Kinh nghiệm quản lý hồ sơ, văn bản 

Những văn bản, tài liệu gốc đều sẽ lưu trữ một bản hoặc lưu trữ bản gốc duy nhất tại bộ phận hành chính. Đây là nhiệm vụ đòi hỏi tính bảo mật và an toàn cao. Doanh nghiệp tuyển dụng chức danh trưởng phòng hành chính đa phần đều đã ở quy mô vừa hoặc lớn, do đó, nhiệm vụ này càng cần được chú trọng.

• Phòng ban của bạn thường lưu trữ những loại hồ sơ, văn bản, hay tài liệu nào?
• Có tài liệu nào cần bảo mật cao không? Bạn làm cách nào để hoàn thành yêu cầu lưu trữ này?
• Bạn có sử dụng công cụ công nghệ nào hỗ trợ công tác văn thư lưu trữ không? Phần mềm bạn sử dụng là gì?

2.3. Kinh nghiệm phát triển hình ảnh doanh nghiệp

Trưởng phòng hành chính ngoài việc chỉ đạo, sắp xếp nhân sự triển khai các hoạt động tiếp đón nhân viên mới, đối tác kinh doanh, khách hàng ký kết hợp đồng… , họ còn có thể sẽ trực tiếp đảm nhận vai trò trưởng đoàn tiếp đón đối với những đối tượng có tầm quan trọng lớn như đối tác nước ngoài, khách hàng lớn lâu năm… Do đó, từ năng lực chuyên môn đến kỹ năng giao tiếp đều phải thật hoàn hảo.

• Theo bạn, muốn đón tiếp đối tác chu đáo cần tiến hành theo trình tự nào?
• Bạn đã từng tiếp đón các đối tác nước ngoài đến làm việc với doanh nghiệp chưa? Kỹ năng ngoại ngữ của bạn hiện ở mức độ nào?
• Bạn từng gặp phải trường hợp đối tác không hài lòng khi có một sai sót trong tiếp đón chưa? Bạn giải quyết thế nào?

2.4. Kinh nghiệm giao tiếp với cơ quan hành chính nhà nước

Thiết lập mối quan hệ tốt với cơ quan hành chính nhà nước sẽ mang lại rất nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý nhân sự và truyền thông quảng bá thương hiệu. Nhiệm vụ này, Administration Manager sẽ là người thiết lập và chủ động duy trì mối quan hệ

• Bạn có mối quan hệ tốt với các cơ sở hành chính nhà nước tại địa phương nơi làm việc cũ không? Có thể kể cho chúng tôi vài cái tên không?
• Theo bạn, những tình huống nào doanh nghiệp cần hợp tác chặt chẽ cùng cơ quan hành chính nhà nước?
• Cách thức triển khai và hoàn thành các thủ tục hành chính tại các cơ sở quản lý nhà nước của bạn như thế nào?

2.5. Kinh nghiệm hỗ trợ phòng ban chuyên môn

Mọi dự án thuộc tất cả các chuyên môn nghiệp vụ tuyệt đối không thể thiếu phòng hành chính. Vì dự án nào cũng cần những vấn đề thủ tục pháp lý, hỗ trợ hậu cần, khi đó, Administration Manager sẽ là người trực tiếp tham gia thiết lập kế hoạch dự án và phân bổ nhân sự thực hiện

• Theo bạn,vai trò của phòng hành chính trong các dự án chuyên môn là gì?
• Bạn phân bổ nhân sự phòng hành chính hỗ trợ đội ngũ chuyên môn dự án như thế nào? Số lượng và tiêu chí chọn người ra sao?
• Bạn làm thế nào để bảo vệ quyền lợi và vị thế của phòng hành chính trong các dự án, vì nhiều người sẽ coi phòng hành chính như tổ hậu cần/phục vụ, thiếu sự tôn trọng?

2.6. Kinh nghiệm quản lý nhân sự

Doanh nghiệp quy mô lớn sẽ tách riêng phòng hành chính và phòng nhân sự. Tuy nhiên, trong công việc, hai phòng ban này luôn có sự phối hợp chặt chẽ để đảm bảo quyền và lợi ích tốt nhất cho người lao động, cụ thể là về mặt lương, thưởng, phúc lợi, đào tạo, tuyển dụng, xây dựng quy chế… Trưởng phòng hành chính phải phối hợp chặt chẽ cùng Trưởng phòng nhân sự để triển khai hoàn hảo nhất những nhiệm vụ này.

• Ở công ty trước đây, bạn có đảm nhận những công việc liên quan đến quản lý nhân sự không?
• Theo bạn, trách nhiệm của phòng hành chính trong các vấn đề quản lý nhân sự là gì? Có cơ sở nào để phân định rõ ràng, tránh nhập nhằng không?

Do lượng việc tại phòng hành chính khá tỉ mỉ, chi tiết, càng muốn các phòng ban chuyên môn an tâm làm việc thì đội ngũ hành chính càng phải đảm nhận nhiều trọng trách hơn. Đây cũng là nguyên nhân mà vị trí Administration Manager ứng viên không thiếu nhưng ứng viên chất lượng thì lại không nhiều. Thông qua bài viết quân sư Huntnew chia sẻ hôm nay, doanh nghiệp tuyển dụng và phỏng vấn Administration Manager đã có thêm nhiều cơ sở để nâng cao hiệu quả tuyển dụng cho vị trí quản lý cao cấp này.

Lợi ích khi hợp tác tìm kiếm nhân sự cùng Huntnew:

• Đối với quý đối tác (khách hàng): Bạn không chỉ nhận được dịch vụ Hunt nhân sự đơn thuần, với phương châm lấy chữ Tín làm trọng, chúng tôi luôn mong muốn chọn ra những Ứng viên chất lượng, phù hợp với nhu cầu, hội đủ mọi yếu tố cần thiết đóng góp vào chặng đường phát triển bền vững của doanh nghiệp.
• Đối với ứng viên: HuntNew sẵn sàng giải đáp mọi khúc mắc, giúp ứng viên thấu hiểu được giá trị của bản thân trong sự nghiệp. Sẽ luôn là cầu nối giúp ứng viên tìm được những bến đỗ thật sự tốt, định hướng phát triển mạnh mẽ và tốt đẹp trong tương lai.

Với cái Tâm làm từ gốc rễ, HuntNew Việt Nam lên chiến lược head-hunting hiệu quả, chọn lọc màu sắc đúng ý khách hàng, đặc biệt có hệ thống KOL – Model – C level sâu rộng, chúng tôi đã luôn mang đến sự hài lòng về “cái Tâm – cái Tầm”, trong suốt thời gian qua.

Quý đối tác có nhu cầu tuyển dụng vui lòng gửi JD TẠI ĐÂY

Ứng viên có mong muốn ứng tuyển hãy gửi CV TẠI ĐÂY

Huntnew đã trích lọc những tiêu chuẩn cốt lõi giúp đẩy nhanh tiến trình tuyển dụng, đồng thời đề cập những năng lực quan trọng nhất mà bất cứ nhân sự Buying Manager nào cũng cần sở hữu. Đây là những kinh nghiệm hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp tuyển dụng Buying Manager trong thời đại cạnh tranh nhân lực cao như hiện nay. 

———————————
CÔNG TY DỊCH VỤ NHÂN SỰ HUNTNEW
Hotline: +84 967 799 466
Email: hr@huntnewvietnam.vn

Facebook – Instagram – Tiktok – Youtube

————————————